Si vous me permettez un conseil…

Trop souvent, les projets de GED sont abordés du coté du logiciel en partant de la connaissance ou notoriété d'un ou plusieurs produits du Marché.

Avant de s'attaquer à la notion finale "outils" et "compétences", il est fortement recommandé de mener une étude de cadrage pour dérouler la vision stratégique adaptée à vos besoins et aboutir aux recommandations en termes de solutions les mieux adaptées pour vous.
Il ne s'agit pas simplement de choisir un produit, l'installer et se former.

Comme d'habitude en Informatique, on peut tout gérer, tout classer, tout indexer … mais pourquoi faire? Le gain final vaut-il la dépense réalisée ? En combien de temps a-t-on amorti la solution?

A mon humble avis, la vrai problématique se situe au niveau de l'analyse du besoin en prenant bien soin de mettre en avant le ROI pour l'entreprise et surtout, élément capital, analyser les processus à mettre en œuvre.

La mise en place d'une solution GED entraîne obligatoirement l’élaboration de processus de dématérialisation pour alimenter cette GED. Les questions de reprise de fonds, de dématérialisation du flux régulier, du cycle de vie d'un document deviennent alors essentielles.

Plus encore, les technologies de RAD, de LAD, d'OCR, d'ICR qui sont aujourd’hui largement éprouvées, ne représentent pas forcément la solution idéale pour tous les types de documents ou tous les flux documentaires.

Il est nécessaire de définir de manière très précise votre besoin métier, la taille de votre entreprise, les utilisateurs, les fonctionnalités, les bénéfices attendues, mais aussi faire le tour de vos équipements informatiques. En effet, certaines solutions nécessitent l'installation de serveurs ou de postes dédiés. Il faut également établir un budget en terme d'intégration, formation et anticiper des évolutions futures.

A la fin, savoir quel produit utiliser et en maîtriser la technique ne me semble pas être un élément vraiment déterminant pour qui a su faire une bonne analyse.

Tout comme le calcul du ROI qui est  souvent fondé sur l'économie de m², les projets de GED ne signifient pas forcément la suppression du papier (conservation et valeur probante).

Certes les économies générées par les temps d'accès, les capacités de diffusion et l'absence de perte d'informations permettent très souvent de "justifier" l'investissement d’une GED, mais la vraie question importante qui se pose réside en :

« Combien cela coûtera à l’Entreprise si Elle ne le fait pas ? »

Franck DECKER